9) Dokumentowanie kosztów podróży służbowej
W stosunku do pracowników państwowych lub samorządowych jednostek sfery budżetowej szczegółowe kwestie związane z rozliczaniem należności związanych z podróżami służbowymi regulują:
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236 poz. 1990),
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236 poz. 1991).
Pozostali pracodawcy mogą samodzielnie kształtować zasady zwroty kosztów z tytułu podróży służbowej obowiązujących zatrudniane osoby. Zasady takie powinny jednak zostać określone w odpowiednim dokumencie wewnętrznym danego podmiotu. Może to być np. układ zbiorowy, regulamin wynagradzania albo umowa o pracę. Jeśli pracodawca nie określi takich zasad, pracownikowi przysługują świadczenia z tytułu podróży służbowej na zasadach przewidzianych w w/w rozporządzeniach.
Zgodnie z art. 775 kodeksu pracy podróż służbowa pracownika odbywa się na „polecenie pracodawcy”. Przepisy prawa nie określają, w jakiej formie ma być wydane to polecenie, jednakże ze względów dowodowych polecenie to powinno być wydane na piśmie. Zazwyczaj polecenie to dokumentowane jest na formularzu zwanym „delegacja służbowa”.
W „delegacji służbowej” pracodawca określa miejscowość będącą celem podróży służbowej, a także miejscowość jej rozpoczęcia i zakończenia (miejscowością rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej może być miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika). Ponadto pracodawca powinien określić termin trwania podróży służbowej oraz wskazać środek transportu do miejscowości będącej celem podróży.
Pracownikowi w związku z wyjazdem w podróż służbową pracodawca może - na jego wniosek - udzielić zaliczki na koszty tej podróży (w przypadku podróży zagranicznej pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty pobytu i podróży poza granicami kraju). Udzielenie zaliczki powoduje konieczność sporządzenia odpowiednich dokumentów księgowych. Wydatki poniesione przez pracodawcę w związku z podróżą służbową na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 2000 r. Nr 14 poz. 176) wolne są od podatku dochodowego diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Wydatki te są wolne od podatku, o ile zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodu, bądź realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych i nie zostały już zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Rozliczenie poniesionych kosztów podróży służbowej następuje w oparciu o dokumenty przedstawione przez pracownika. Fakturą VAT lub rachunkiem wystawionym na pracodawcę należy dokumentować:
- koszty przejazdów,
- koszty noclegów (jeśli nie są rozliczane ryczałtowo),
- koszty dojazdów, (jeśli nie są rozliczane ryczałtowo),
- inne wydatki, których poniesienie było konieczne.
Dokumentowania nie wymagają wydatki rozliczne ryczałtowo - należności te są wypłacane i obliczane na podstawie danych zawartych w „delegacji służbowej”, a więc:
- diety,     
- ryczałty za dojazdy środkami komunikacji miejskiej,
- ryczałty za noclegi, o ile wydatki za noclegi nie są udokumentowane fakturą lub rachunkiem.
Rozliczenie kosztów podróży przez pracownika jest dokonywane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki (nie dotyczy to jednak diet oraz wydatków objętych ryczałtami). Jeśli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.