Wynagrodzenia za pracę i świadczenia związane z pracą - 8) Krajowe podróże służbowe w księgach rachunkowych

8) Krajowe podróże służbowe w księgach rachunkowych
Definicja podróży służbowej zawarta została w art. 77[5] § 1 kodeksu pracy (Dz. U. 1998 r. Nr 21 poz. 94). W świetle tego przepisu podróżą służbową jest wykonywanie przez pracownika, na polecenie pracodawcy, zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika w przypadku pracowników mających stałe miejsce pracy w innej miejscowości niż miejscowość położenia siedziby pracodawcy. Celem podróży służbowej pracownika powinno być wykonywanie zadania służbowego wyraźnie zleconego przez pracodawcę. Z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z odbywaną podróżą służbową. Są to diety oraz zwrot kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej i innych udokumentowanych wydatków.
Zgodnie z art. 77[5] § 2 kodeksu pracy minister właściwy do spraw pracy został upoważniony do określenia, w drodze rozporządzenia, wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących z tytułu podróży służbowej pracownikom zatrudnionym w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej. Obecnie w tym zakresie obowiązują dwa rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej: pierwsze - w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. 2002 r. Nr 236 poz. 1990), drugie - w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. 2002 r. Nr 236 poz. 1991 ze zm.).
Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą więc od 1 stycznia 2003 r. wybrać jeden z dwóch sposobów ustalania i rozliczania kosztów podróży służbowej:  
1) przyjąć zasady określone w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej,  
2) określić własne zasady ustalające wysokość i warunki rozliczania należności za czas podróży służbowej zatrudnionych pracowników, pamiętając przy tym, że:  
- postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika jednostki sfery budżetowej (art. 77[5] § 4 kodeksu pracy),  
- zwracane przez pracodawcę wydatki z tytułu podróży służbowej pracownika w wysokości wyższej od diet i innych należności za czas podróży służbowej obowiązujących w sferze budżetowej stanowią dla pracowników, podlegający opodatkowaniu, przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. jedn.: Dz. U. 2000 r. Nr 14 poz. 176),
- jeżeli układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień o warunkach wypłacania należności z tytułu podróży służbowej, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej w wysokości określonej w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej (art. 77[5] § 5 kodeksu pracy).
Dieta przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży (zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia o podróży służbowej na obszarze kraju) wynosi w 2006 r. 22 zł za dobę podróży. Należności te oblicza się za okres od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania. Przy obliczaniu diet stosuje się następujące zasady:
- jeżeli podróż trwa od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety (11 zł),
- ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości (22 zł).
 W przypadku krajowych podróży służbowych zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje. Rodzaj środka transportu określa pracodawca. Pracownik może złożyć wniosek o przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. Pracownikowi przysługuje wtedy zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. 2007 r. Nr 125 poz. 874 ze zm.) - rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27 poz. 271).
W podróży służbowej pracownikowi przysługuje również ryczałt w wysokości 20 % diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Ryczałt ten nie przysługuje jednak, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów tych dojazdów (na przykład podróżuje własnym samochodem), jak również wtedy, gdy na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Wszelkie zwroty kosztów podróży poza ryczałtami muszą być udokumentowane fakturami lub rachunkami. Jeżeli pracownik nie będzie miał zapewnionego bezpłatnego noclegu, a nie przedstawi rachunku, to przysługuje mu ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety (pod warunkiem, że nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21.00 i 7.00).