Wynagrodzenia za pracę i świadczenia związane z pracą - 7) Zasady rozliczania podróży służbowych zagranicznych

7) Zasady rozliczania podróży służbowych zagranicznych
Kodeks pracy nie reguluje szczegółowo problematyki podróży służbowych pracowników, temat ten pozostawiając do unormowania aktom prawnym podstawowym i odsyłając do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w jednostkach państwowych i z samorządowych tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. 2002 r. Nr 236 poz. 1991 ze zm.). Zakres tych unormowań ogranicza się do wybranych zagadnień, jak diety i inne należności z tytułu podróży służbowej. Równocześnie przepisy art. 77[5] kodeksu pracy przewidują, że rozporządzenie to stosuje się do pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, do innych pracowników zaś jedynie w sytuacjach, gdy zasady rozliczania należności w tytułu podróży służbowej poza granicami kraju nie zostały uregulowane ani w układzie zbiorowym pracy wiążącym pracodawcę, ani w regulaminie zakładowym ani też w umowie o pracę.
Za podróż służbową uważa się wykonywanie przez pracownika zadania określonego przez zakład pracy poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, w terminie i w miejscu określonym w poleceniu wyjazdu służbowego. Powyższa definicja podróży służbowej dotyczy podróży zagranicznych - wykonywanych w terminie i państwie określonych przez pracodawcę.
Podróż służbowa musi być odbywana przez pracownika, a więc osobę zatrudnioną na podstawie umowy o pracę, powołania, mianowania, wyboru, spółdzielczej umowy o pracę. Pod pojęciem podróży służbowej nie można, więc rozumieć ani wyjazdów osób fizycznych, świadczących usługi w ramach umów o dzieło lub zlecenie ani wyjazdów osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, czy wykonujących wolny zawód.
Nowe zasady ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej poza granice kraju weszły w życie z dniem 1 stycznia 2003 r. Zmienione zasady rozliczania delegacji zagranicznych obowiązują wszystkich pracodawców, bez względu na formę organizacyjną prowadzonej działalności i typu własności (przedsiębiorstwa państwowe, prywatne, firmy jednoosobowe oraz spółki).
Pracownik odbywający podróż służbową zagraniczną otrzymuje od pracodawcy zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Wysokość tej zaliczki ustala pracodawca na podstawie załącznika do omawianego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej.
Wysokość kwoty zaliczki nie jest dowolna, gdyż opiera się na aktualnych kwotach diet i limitów hotelowych cen dla poszczególnych krajów, przyjętych w rozporządzeniu. Z tytułu podróży służbowej odbywanej poza granicami kraju w terminie określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują płatne w walutach obcych:  
1. diety,
2. zwrot kosztów:
a. przejazdów i dojazdów,
b. noclegów,
c. innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Pracodawca decyduje o zwrocie innych wydatków np. reprezentacyjnych, zwrotu kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, zwrotu kosztów za nocleg w hotelu w wysokości przekraczającej limit stwierdzonych rachunkiem.
W razie choroby powstałej podczas podróży pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków.
W razie zgonu pracownika za granicą pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.
Nie podlegają zwrotowi koszty leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i zabiegów kosmetycznych oraz zakupu okularów.
Pracownik jest obowiązany dokonać rozliczenia kosztów podróży służbowej w terminie 14 dni od jej zakończenia - w walucie wymienialnej lub w walucie polskiej - dołączając do rozliczenia dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki (nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtem). Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik obowiązany jest złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
Przepisy dotyczące podróży służbowych zagranicznych nie precyzują, jaką formę winno mieć polecenie wyjazdu służbowego. Wskazane jest, aby dla celów dowodowych oraz podatkowych była to forma pisemna. Co więcej, powszechnie obowiązujące przepisy nie wymagają potwierdzenia faktu odbycia podróży służbowej przez podmiot, do którego pracownik był oddelegowany, a więc nie ma obowiązku poświadczenia delegacji przez jednostkę, w której pracownik załatwiał sprawy swojej firmy. Jednak pracodawca może wprowadzić u siebie w zakładzie obowiązek potwierdzania podróży służbowych za granicą (w drodze regulaminu pracy, układu zbiorowego pracy, lub innego aktu prawnego wewnątrzzakładowego).
Przy omawianiu podróży zagranicznych należy wskazać na orzeczenie Sądu Najwyższego regulujące tę problematykę: Dla pracownika zatrudnionego na zagranicznej budowie o stałej lokalizacji miejsca wykonywania pracy, podróżą służbową jest delegowanie do innej miejscowości w kraju zatrudnienia za granicą w celu załatwienia spraw związanych z realizacją tej budowy (wyrok z dnia 11 lutego 1999 r., II UKN 466/98, OSNAPiUS 2000 r. nr 7 poz. 289).