6) Diety i inne koszty związane z zagranicznymi podróżami służbowymi 

 

Czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się od momentu odbywania podróży służbowej środkami komunikacji (§ 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju; (Dz. U. 2002 r. Nr 236 poz. 1991 ze zm.)

- lądowej - od przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicą do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju, 

- lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju, 

- morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego. 

Przy obliczaniu diet zagranicznych obowiązują następujące zasady: 

1. za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, 

2. za niepełną dobę: 

a. do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety, 

b. ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety, 

c. ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości. 

Rozliczanie delegacji zagranicznych uwarunkowane jest pewnymi ograniczeniami i zaostrzeniami w porównaniu do rozliczeń delegacji krajowych. 

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub, gdy wyżywienie opłacane jest w cenie karty okrętowej (promowej) przysługuje 25% diety ustalonej wyżej. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, dieta przysługuje odpowiednio: - na śniadanie: 15% diety, - na obiad: 30% diety, - na kolację: 30% diety, - na inne wydatki: 25% diety. 

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli jednak ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety. 

Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego przez pracodawcę środka transportu, wraz z opłatami dodatkowymi, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi. O środku transportu decyduje nie pracownik a pracodawca. Może być to zarówno pociąg, autokar, samolot, samochód należący do pracodawcy jak i samochód pracownika. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem stanowiącym własność pracownika. Za przejazd w podróży własnym samochodem pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. 2007 r. Nr 125 poz. 874). 

Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu, określonego w załączniku do rozporządzenia  - różnej w różnych państwach. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu. 

Pracownikowi także przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu. Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej. Omawiane ryczałty nie przysługują, jeżeli pracownik odbywa podróż pojazdem samochodowym (służbowym lub prywatnym) lub gdy strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy, a także w razie, gdy pracownik nie ponosi kosztów, na pokrycie, których przeznaczone są wymienione ryczałty. 

W razie choroby podczas zagranicznej podróży przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów leczenia i leków. Nie obejmuje to jednak zabiegów kosmetycznych czy zakupu okularów. Przed wyjazdem za granicę pracownik otrzymuje zaliczkę na niezbędne koszty przejazdu i pobytu. Jest ona wypłacona w walucie obcej, ale na życzenie pracownika mogą być to złotówki. Rozliczenie zaliczki musi się odbyć w ciągu 14 dni od zakończenia podróży, w takiej walucie, w jakiej jej przekazano. 

Omawiane przepisy dotyczące podróży zagranicznych, określają minimalne stawki diet, kosztów noclegu oraz zwrotu innych kosztów poniesionych przez pracownika w trakcie podróży służbowej, zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej. Pracodawca może ustalić wyższe stawki. Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu w innej, niż państwowa lub samorządowa jednostka budżetowa, powinny zostać określone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania, ewentualnie w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalania regulaminu wynagradzania (art. 77[5] § 3 kodeksu pracy).

Jednakże gdy zasady rozliczania podróży służbowych zagranicznych nie zostały uregulowane we skazany powyżej sposób, w takiej sytuacji stosuje się przepisy rozporządzenia. W przypadku rozliczenia podróży zagranicznej, różnica pomiędzy świadczeniem wypłaconym pracownikowi przez pracodawcę, a limitem wynikającym z przepisów podatkowych o podatku od osób fizycznych, podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym, jako przychód ze stosunku pracy i musi zostać wykazana w zeznaniu podatkowym pracownika.